在多个采购门户录入发票资料，应先建立统一的内部资料包，再为每个门户维护字段映射。Agent 可以抽取附件内容、核对资料与准备录入项；流程必须能解释每个字段来自哪里、关联哪张采购单，以及当前处于草稿、待补资料还是已提交状态。本文聚焦资料整理和录入操作。
一份内部资料包
资料包按一张发票组织，保留原文件、号码原文、开票日期、买卖双方名称、币种、票面金额与明细。采购订单、收货或对账资料作为关联对象保存，不能把附件文件名当成唯一识别依据。文件更名不应产生一张新发票记录。
从附件提取的数据与经办人确认的数据分层保存。号码中的前导零按文本保留，日期转换只改变格式，不改变原值。金额的小数位、千位分隔和负号要明确识别；无法判断的字符进入缺项列表，不由模型补成一个“看起来合理”的数。
门户字段映射
| 内部字段 | 门户可能要求的形式 | 录入前检查 |
|---|---|---|
| 发票号码 | 单独号码或组合字段 | 是否完整、是否保留前导零 |
| 日期 | 日期控件或指定文本格式 | 年月日是否正确，是否误交换月日 |
| 采购关联 | 订单头、订单行或收货记录 | 是否选中本张票实际对应对象 |
| 金额 | 表头总额及逐行金额 | 本批明细与总额能否核对 |
| 附件 | 按资料类型分别上传 | 文件是否完整、类型是否对应 |
| 备注 | 指定编号或差异说明 | 来源明确，未混入内部工作备注 |
实施时按授权账号下的实际字段和可用导入模板配置映射表，记录最近核验日期，页面调整后重新检查受影响字段。
采购行的对应关系
同一张发票可能包含多个采购行，也可能只覆盖一个采购行的部分数量。内部关联表至少记录发票行、订单号、订单行号、关联数量和金额。只有订单总金额相同，不能证明行级关联正确。
门户使用采购方物料编码，内部系统使用供应方编码时，需要维护双方已确认的对应关系。名称相近只能生成候选。找不到对应行时，应先检查是否选错采购主体、订单范围或收货记录，不能改选金额相同的其他订单来绕过问题。
示例：分属两张采购单的资料
以下为示例。一张发票资料中有两行，分别对应采购单 P01 的第三行和 P02 的第一行。门户甲在表头选择订单后录明细，门户乙要求先选收货记录。录入方案需要分别找到正确关联对象，不能将内部的一列“采购单号”原样复制到所有门户。
若 P02 对应收货记录暂未出现，资料包应显示第二行待关联，第一行的准备结果仍可保留。是否允许保存不完整草稿，取决于实际页面规则；无论是否可保存，都不能为了完成本次操作把两行总额全部挂到 P01。
附件与部分完成状态
附件检查包括页数、清晰度、资料类型和对应关系。两张外观近似的发票放在同一目录时，应按已核对的文件内容选择附件。合并文件中有多张票时，先确认门户要求一票一附件还是允许合并，避免上传后仍需反复退回补件。
录入过程区分字段已填、附件已传、草稿已保存与资料已提交。页面超时后先查询已有记录；若只保存了表头，则继续明细与附件；若已提交，则记录已有编号。不能每次从头新建一份，否则重试会变成重复记录。
退回修改也要沿原记录处理，保存退回原因与本次变更字段。仅补一个附件时，不重新生成另一条无关联记录；原票资料确有变更时，则依据业务系统中的实际更正记录处理，不在录入环节自行改写票面内容。
检查清单与试点范围
批量任务应按每张票保存进度，不能只记录整个批次成功或失败。十张资料里有一张缺少附件，其余已完成的记录不需要重新提交。交接给另一位经办人时，应直接提供未完成的字段、待选关联对象和现有草稿编号，让接手人从实际中断位置继续。
先选一种资料格式和一个门户，测试正常单、多订单、前导零、缺收货记录、附件选错和提交超时。交付清单应包含字段映射版本、逐票处理状态、目标记录编号和未完成原因，便于经办人继续处理。
这里的“录入完成”只指资料正确到达约定状态。后续核对与付款流程另按业务规则推进。相关核对方法见采购三单匹配，系统对接准备见ERP 集成交付清单。需要连接内部资料与采购门户，可了解定制开发。
